Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Karol Otręba, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą SmartCamp.AI Karol Otręba, ul. Mickiewicza 23/1, 76-200 Słupsk, NIP 8392860752, REGON 382382480.

W sprawach związanych z danymi osobowymi napisz na hello@smartcamp.ai lub zadzwoń: +48 518 894 156. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — przy skali naszej działalności nie ma takiego obowiązku. Kontaktujesz się bezpośrednio z administratorem.

2. Jakie dane zbieramy i skąd

• Formularz kontaktowy na stronie głównej i formularz na blogu: imię, adres e-mail, treść wiadomości, wybrany język, adres strony, z której wysłano formularz, parametry kampanii z adresu (UTM, gclid), treść zgody oraz data i godzina jej wyrażenia. Z domeny adresu e-mail wnioskujemy nazwę firmy; domeny prywatnych skrzynek (np. gmail.com) pomijamy.
• Kontakt bezpośredni: dane, które przekazujesz nam e-mailem, telefonicznie lub rezerwując spotkanie przez kalendarz HubSpot (imię i nazwisko, e-mail, telefon, temat rozmowy).
• Asystent głosowy na stronie (widget ElevenLabs): nagranie Twojego głosu i transkrypcja rozmowy — wyłącznie jeśli sam ją rozpoczniesz. Rozmowa nigdy nie startuje automatycznie.
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, odwiedzone strony, czas wizyty i źródło wejścia — zbierane przez narzędzia analityczne i logi serwerów.
• Nie zbieramy danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu czy poglądach). Prosimy, nie przekazuj nam takich informacji przez formularz.

3. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie

• Odpowiedź na Twoje zapytanie i rozmowa o ewentualnej współpracy — zgoda wyrażona przez zaznaczenie pola przy formularzu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Gdy piszesz e-mailem lub dzwonisz, podstawą są działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Prowadzenie bazy kontaktów (CRM) i historii korespondencji z osobami, które same się z nami skontaktowały — nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie wysyłamy newsletterów ani ofert bez odrębnej zgody.
• Zawarcie i wykonanie umowy, jeśli dojdzie do współpracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), oraz obowiązki księgowe i podatkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Statystyki odwiedzin i ulepszanie serwisu — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Szczegóły w sekcji o cookies.
• Bezpieczeństwo, ochrona przed spamem i nadużyciami (m.in. ukryte pole-pułapka w formularzach, logi serwera) — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia, adresu e-mail i zgody nie będziemy w stanie odpowiedzieć na wiadomość wysłaną przez formularz.

4. Komu powierzamy dane

Korzystamy z usług dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu i wyłącznie na nasze polecenie:

• Vercel Inc. (USA) — hosting serwisu i sieć CDN; ruch z Europy obsługują serwery brzegowe m.in. we Frankfurcie.
• Hostinger International Ltd. — nasz własny serwer (VPS) zlokalizowany w Wilnie (UE), na którym działają narzędzia obsługujące formularze (n8n) oraz baza danych, w której zapisujemy zapytania (Supabase).
• HubSpot Inc. (USA / Irlandia) — system CRM, w którym prowadzimy kontakty i rezerwacje spotkań.
• Google Ireland Ltd. — poczta e-mail (Google Workspace), w tym automatyczne potwierdzenie odbioru formularza, oraz Google Analytics 4.
• Microsoft Ireland Operations Ltd. — Microsoft Clarity (analiza sposobu korzystania ze strony).
• ElevenLabs Inc. (USA) — asystent głosowy dostępny na stronie.
• Telegram — wewnętrzne powiadomienie administratora o nowym zapytaniu z formularza.
• FormSubmit.co — awaryjne przekazanie wiadomości z formularza e-mailem, wyłącznie gdy nasza własna infrastruktura nie odpowiada.

Dane mogą być udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organom państwowym), a w razie współpracy — naszemu biuru rachunkowemu. Nie sprzedajemy danych osobowych i nie przekazujemy ich innym firmom do ich własnych celów marketingowych.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców (Vercel, Google, Microsoft, HubSpot, ElevenLabs) ma siedzibę w USA. Przekazanie danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework — w przypadku dostawców certyfikowanych) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię stosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na hello@smartcamp.ai.

Powiadomienia wysyłane przez Telegram mogą być przetwarzane na serwerach poza EOG. Ograniczamy je do minimum potrzebnego, by szybko odpowiedzieć na zapytanie.

6. Jak długo przechowujemy dane

• Zapytania z formularzy i korespondencja: do zakończenia sprawy, a następnie do 3 lat od ostatniego kontaktu (okres przedawnienia roszczeń) — chyba że wcześniej wycofasz zgodę lub wniesiesz sprzeciw.
• Dane kontaktowe w CRM: do 3 lat od ostatniego kontaktu lub do wniesienia sprzeciwu.
• Rozmowy z asystentem głosowym: nagrania i transkrypcje do 12 miesięcy, chyba że wcześniej poprosisz o ich usunięcie.
• Dane związane z umową i fakturami: przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego.
• Dane analityczne: Google Analytics — maksymalnie 14 miesięcy; Microsoft Clarity — nagrania sesji do 30 dni, dane zbiorcze do 13 miesięcy.
• Logi serwerów: do 30 dni.

7. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

Aby skorzystać z tych praw, napisz na hello@smartcamp.ai. Odpowiadamy najpóźniej w ciągu miesiąca. Jeśli uznasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

8. Cookies i narzędzia analityczne

Serwis korzysta z plików cookies i podobnych technologii. Ustawienia języka i motywu kolorystycznego zapamiętujemy w pamięci Twojej przeglądarki (localStorage i sessionStorage) — nie są to cookies i nie trafiają na nasze serwery. Do statystyk używamy:

• Google Analytics 4 (cookies _ga i _ga_*, przechowywane do 2 lat) — liczba odwiedzin, źródła ruchu, popularność treści. GA4 nie zapisuje pełnych adresów IP.
• Microsoft Clarity (cookies _clck i _clsk, do 13 miesięcy / 1 dnia) — mapy cieplne i nagrania sesji pokazujące, jak użytkownicy poruszają się po stronie. Treść wpisywana w polach formularzy jest maskowana.
• Asystent głosowy ElevenLabs ładuje się dopiero po Twojej pierwszej interakcji ze stroną i może zapisywać własne dane techniczne w przeglądarce.

Cookies możesz blokować lub usuwać w ustawieniach przeglądarki; strona pozostanie w pełni użyteczna. Śledzenie przez Google Analytics wyłączysz też dodatkiem Google Analytics Opt-out (tools.google.com/dlpage/gaoptout).

9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Narzędzia analityczne i CRM grupują kontakty według prostych kryteriów (język, źródło wejścia), wyłącznie po to, byśmy mogli odpowiedzieć trafniej.

10. Bezpieczeństwo

Cały ruch w serwisie jest szyfrowany (HTTPS). Dostęp do bazy zapytań i CRM mają wyłącznie osoby, które muszą go mieć, po uwierzytelnieniu. Baza zapytań działa na serwerze w Unii Europejskiej i jest regularnie kopiowana zapasowo. Formularze chroni mechanizm antyspamowy, który nie wymaga od Ciebie rozwiązywania zagadek.

11. Linki zewnętrzne i linki partnerskie

Serwis zawiera odnośniki do stron trzecich (m.in. LinkedIn, GitHub, n8n.io, portfolio w Notion, strony naszych klientów). Na blogu część linków to linki partnerskie (afiliacyjne), zawsze oznaczone w treści wpisu. Po kliknięciu trafiasz na stronę partnera, która stosuje własne cookies i własną politykę prywatności. Programy partnerskie mogą przekazywać nam podstawowe informacje o transakcjach dokonanych z naszego polecenia — wyłącznie w celu rozliczenia prowizji.

12. Dzieci

Nasze usługi są skierowane do firm. Nie kierujemy ich do osób poniżej 16. roku życia i świadomie nie zbieramy ich danych.

13. Zmiany tej polityki

Aktualizacje publikujemy na tej stronie, zmieniając datę u góry dokumentu. O istotnych zmianach (np. nowych celach przetwarzania) poinformujemy dodatkowo osoby, których dane mamy. Wiążąca jest wersja polska; tłumaczenia mają charakter informacyjny.